வேலை சுமையை குறைக்க தொழில்நுட்பம் இருந்தும், வீண் சிரமப்படும் அலுவலக மேலாளர் – ஒரு நகைச்சுவை அனுபவம்
நம்ம ஊரு அலுவலகங்களில் பலர் இன்னும் பழைய பழக்க வழக்கங்களையே பிடித்துக் கொண்டு இருப்பதைப் பார்க்கிறது புதுமையல்ல. டெக்னாலஜி எவ்வளவு முன்னேறினாலும், சில பேருக்கு அந்த பழைய நடைமுறைதான் “ஆறாம் வட்டாரம்”. இது ஒரு கதை அல்ல, நேரில் நடந்த சம்பவம். இதைப் படிக்கிறப்போ நீங்களும் உங்க அலுவலகத்தில் நடக்குற சில சம்பவங்கள் ஞாபகம் வரும்னு உறுதி!
“எழுதுறதுதான் வேகமா இருக்கு!”
ஒரு பெரிய நிறுவனத்துல, ஒவ்வொரு நாளும் அலுவலக மேலாளர் (Office Manager) அவர்களுக்கு ஒரு முக்கியமான வேலை. அவங்க, அந்த நாள் வேலை முடிஞ்சதும், எல்லாரும் எந்த வாகனத்தை எடுத்தாங்கன்னு (சில வேலைக்காரர்கள் வேறுவேறு வண்டிகளைப் பயன்படுத்துவாங்க) Finalize பண்ணி, அந்த விவரங்களை Excel ஷீட்டாக export பண்ணி, Dispatch டீம் பார்கலாம் என்று ஒரு Shared Folder-ல் போடணும்.
ஆனா, அந்த Excel ஷீட் password lock பண்ணிருப்பாங்க; தவிர, அந்த வண்டி நம்பரை software-ல போட்டால்தான் அது ஷீட்டுல சரி சுட்டிருக்கும்.
ஒருநாள், ஒரு Supervisor ஒரு நேரம் எது வண்டி யாருக்கு assign பண்ணியிருக்காங்கன்னு தெரியணும் என்று call பண்ணினாராம். System-ல போய் பார்த்தா, எல்லா நாள் records-யும் வண்டி நம்பரு காலியாக தான் இருக்கு! இது எப்படி முடியும்? Dispatch டீம் இவங்க complaint பண்ணாமலேயே ரொம்ப நாட்கள் பண்ணிருக்க முடியாது.
பழைய வழியிலே, புதிய Office!
இதுக்கு காரணம் என்னன்னு ஆராய்ந்தாரு. Folder snapshots பார்த்தப்போ, அந்த இடத்துல Excel sheet இல்ல, PDF file தான். அதுக்குள்ள திறந்து பார்த்தப்போ, அந்த வண்டி நம்பர்கள் எல்லாம் கைரேகையில எழுதப்பட்டிருக்கு!
அதாவது, அந்த மேலாளர் Excel-ஐ print பண்ணி, அந்தப் பக்கத்தில் கைரேகையில எழுதிட்டு, அதையு scan பண்ணி, mail-ஐ திறந்து, அங்கிருந்து file share-க்கு சென்று upload பண்ணுறாங்க!
ஏன் இப்படிச் செய்றீங்கன்னு கேட்டப்போ, அவரு சொன்னார்: “எனக்கு எழுதுறது தானே வேகமா இருக்கு, type பண்ணறதுல நேரம் பறக்குது!”
கம்ப்யூட்டர் கற்றுக்கொள்ள மறுக்கும் தலைமுறை!
இந்த சம்பவம் Reddit-ல் போடப்பட்டதும், உலகம் முழுக்க உள்ள டெக் சப்போர்ட் ஜனங்கள் நம்ம ஊரு memes மாதிரி பழைய “typewriter training” மாதிரி கற்றுக்கொடுக்கனும் என்பதா விமர்சனம் போட்டாங்க. ஒருத்தர் சொன்னாரு – “இப்போ இருக்குற புது தலைமுறை கம்ப்யூட்டரில் type பண்ண தெரியாது; mobile-ல tap பண்ணதில தான் experts!”
அதுக்குள்ள இன்னொருத்தர் சொன்னாரு – “நம்ம புது recruit, 50-inch monitor இருந்தாலும் ஒரே window-ல தான் வேலை பண்ணுவாங்க. Caps Lock-ஐ J capital பண்ண ‘Press’, பிறகு மீண்டும் press பண்ணுவாங்க!” இதை படிக்கிறப்போ நம்ம அலுவலகத்தில் ‘shift’ key-யும், ‘Ctrl’ key-யும் எங்கே இருக்குன்னு தேடி களைப்போடும் நண்பர்கள் ஞாபகம் வரும்தான்.
மற்றொருத்தர் சொன்னாரு – “நானும் ஒரு colleague-ஐ பார்த்திருக்கேன், 22 வயசு, அவர் மேனேஜர் 45 வயசு. இருவரும் ஒரே மாதிரி இரண்டு விரல் மட்டும்தான் பயன்படுத்துவாங்க!” இது நமக்கு அரை புள்ளி தமிழ் keyboard-கே பயப்படுற நண்பர்களை நினைவூட்டும்.
“Short-cut” வழியில் நீண்ட சுழற்சி!
[OP] சொன்னது போல, அந்த மேலாளர் 38 பேரை மேனேஜ் பண்ணுறாங்க. 70% பேர் அன்றாடம் ஒரே வண்டியையே பயன்படுத்துவாங்க. Software-ல “pull previous” என்ற button-யும் இருக்கு, அதனாலே driver-க்கு last time assign பண்ணிய வண்டி auto-fill ஆகும். இப்படி வசதிகள் இருந்தும், மேலாளர் “எழுதுறது வேகமா இருக்கு!”ன்னு சொல்லிட்டு, இரண்டு மணி நேர வேலை செய்யுறாங்க.
இது தெரிந்ததும், பலர் சொன்னாங்க – “இவங்க குறைந்தபட்சம் software பயன்படுத்த கற்றுக்கொடுக்கனும். இல்லன்னா, இப்படி shortcut-னு நினைக்குற workaround-க்கு பெருசா விளைவு இருக்கும்!”
அதே போல, இன்னொருத்தர் சொன்னது போல, நம்ம ஊரு அலுவலகங்களில் “forward” பண்ண வேண்டிய mail-ஐ print பண்ணி, fax பண்ணி, பின் mail-ல “fax பார்த்துக்கொள்ளுங்கள்”ன்னு அனுப்பும் பழக்கம் இன்னும் சில இடங்களில் இருக்குது!
முடிவில் – நம் அலுவலகத்தில் இப்படி நடக்கலையா?
இதைப் படிக்கிறோம், சிரிக்கிறோம், ஆனா நம்ம அலுவலகத்திலும் இதே மாதிரி சிலர் இருக்காங்கன்னு ஒத்துக்கொள்ளணும். Technology எவ்வளவு வளர்ந்தாலும், பழைய பழக்கங்களும், சுட்டி வழிகளும், “எனக்கு இது comfortable”ன்னு சொல்லும் வழிமுறைகளும் மறையவே மறையாது!
ஒரு நண்பர் சொன்னது போல, “நம்ம keyboard-ல J எங்கேன்னு தேடிக்கிட்டே போனா, எழுதுறது வேகமா இருக்கும்!” ஆனா, அதனால வேலை சுமை குறையுமா?
இது போன்ற சம்பவங்கள் உங்கள் அலுவலகத்திலும் நடந்திருக்கா? இல்லையா? கீழே உங்கள் அனுபவங்களை, கருத்துகளை பகிர்ந்தால் எல்லாருக்கும் பயனாக இருக்கும்!
உங்கள் கருத்து?
உங்கள் அலுவலகத்தில் இப்படி “சுற்றி வரும்” பழக்க வழக்கங்கள் இருக்கா? எப்படி நீங்கள் அதை சமாளிக்கிறீர்கள்? கீழே உங்கள் காமெண்ட் போட்டுடுங்க!
அசல் ரெடிட் பதிவு: End user doing a lot more work to avoid a little bit of work